Sin duda alguna, hoy en día el photocall se ha convertido en un imprescindible para nuestros eventos, sean corporativos o personales. En este post te queremos explicar cómo organizar un evento y las ventajas de colorar un photocall, así como los diferentes tipos que puedes encontrar.
Para asegurarte el éxito en tu evento hay que definir primero de todo el qué, quién, cuándo, dónde y cómo.
¿QUÉ QUIERES LOGRAR CON EL EVENTO?
Todos los eventos tienen un objetivo, hay que definir el propósito del evento y conceptualizar la idea desde el momento cero.
El objetivo puede ser conseguir notoriedad de marca, presentar un producto/servicio, difundir una actividad, conmemorar una aniversario de empresa, inauguración de una tienda, un encuentro entre profesionales o incluso organizar tu boda!
¿A QUIÉN VA DIRIGIDO?
Hay que definir los perfiles y roles profesionales, en el caso de los eventos corporativos, los asistentes a los que nos queremos dirigir y definir una lista previa. Después la iremos ampliando a medida que vamos evolucionando en la planificación y según la dimensión que le queramos dar al evento. Ten en cuenta que la asistencia estimada es del 60-65% sobre las confirmaciones a eventos presenciales gratuitos. Teniendo en cuenta este porcentaje, siempre tiende a sobrepasar el número máximo de confirmaciones.
¿CUANDO SERÁ?
Selecciona posibles fechas para tu evento. Hay que tener mucho cuidado con los otros eventos que se realizan en la misma fecha. Así que aconsejamos consultar el calendario de actos que hagan otras instituciones públicas o privadas así como fechas de eventos deportivos importantes, otros eventos que aunque no siendo de tu sector, tienen una afluencia masiva de gente, ferias, congresos, etc. Lógicamente para eventos de gran envergadura necesitaras más tiempo para toda la planificación que para actos sencillos. Para los eventos más personales, este aspecto no tendría que influir demasiado, pero nunca se sabe!
¿DÓNDE SE REALIZARÁ?
Hay que definir las necesidades de logística, las salas requeridas para las ponencias (si las hay) y visitar siempre antes las salas identificadas para poder hacerte una composición de dónde se realizará cada acción, así como zonas donde puedes colocar la imagen gráfica de tu marca, y sobretodo el photocall del evento. Es importante poder tener un pequeño croquis de la sala para estudiar posibles montajes y composición del evento; distribución de las sillas, ubicación de los ponentes, salidas de emergencia, etc…También tener en cuenta los accesos en transporte al lugar de celebración, así como el parking más cercano.
¿CÓMO QUIERO QUE SEA?
En el caso de los eventos corporativos, hay que pensar en los asuntos queremos tratar, el tema, los ponentes, formato de las charlas (debate, mesa redonda, conferencia, etc.). En el caso de que hayan varias intervenciones, la duración de las ponencias es recomendable que oscile entre 15-30 minutos, para que sea amena y capte la máxima atención del público, si te pasas, es posible que la audiencia pierda interés. Aunque en algunos tipos de eventos es necesaria una intervención más extensa, lo ideal es poder ampliar la información en el turno abierto de preguntas para el público, y si nadie realiza ninguna, puedes disponer de alguien de tu equipo para que rompa el hielo con alguna pregunta preparada.
Para los eventos en los que no haya ninguna intervención de ponentes, o para los eventos personales, como una boda o fiesta privada, hay que pensar cómo queremos dar visibilidad a nuestro evento, y sobretodo que los asistentes se quede con un buen recuerdo del mismo.
Una vez tengas las cuestiones anteriores claras, para garantizar una buena visibilidad de tu marca no puede faltar un PHOTOCALL, un imprescindible para tu evento.
Antes de nada te explicamos en qué consiste. Como su nombre en inglés indica, photo (de fotografía) y call (de llamada), el photocall consiste en llamar a la gente para que se hagan fotos, que es precisamente lo que queremos para que se queden con un buen recuerdo de nuestro evento, y si somos una empresa y plasmamos nuestra imagen corporativa en el photocall vamos a conseguir que nuestros invitados hagan eco de nuestra marca.
Inicialmente el photocall empezó a utilizarse para hacer solo publicidad, y consistía en un espacio en la pared dónde aparecían todos los logotipos de las marcas patrocinadoras de los acontecimientos en los que aparecen celebrities o gente famosa que se hace fotos justo enfrente.
Como dice este artículo de El País, los photocalls se han convertido en algo así como as ruedas de prensa de las celebridades más rosas.
Pero actualmente ha ido evolucionando, como todo en este mundo, y a parte de seguirse utilizando para que posen las celebrities, también se usa en multitud de eventos para que los invitados y asistentes puedan hacerse fotos con el recuerdo de los anfitriones o entidades que lo organizan.
Además a la gente le encanta hacerse fotos en grupo y si detrás hay un photocall divertido todavía más. Como en el caso del aniversario dela marca Cealsa que celebraron en el hotel Pullman de Barcelona y en el que instalamos, nada más y nada menos que un superphotocall de 6 metros por 3 de altura en estructura modular.
Existen varias tipologías de photocall, todo depende de lo que hemos dicho al principio del artículo, del qué, quién, cuándo, dónde y cómo. Pero en la mayoría de los casos, sea cual sea la respuesta a estas preguntas, no puede faltar un photocall.
¿CÓMO PUEDEN SER EL PHOTOCALL?
Los photocalls pueden ser troquelados, textiles, de lona, y del tamaño que más te convenga según la tipología de tu evento. Lo importante es que el photocall aporte vida y alegría al evento, que sea un punto de encuentro, de fotos, recuerdos y muchas risas. Nosotros personalizamos los photocall en función de lo que se quiera transmitir y sobretodo cumpliendo con los objetivos del evento.
El photocall se puede instalar en cualquier parte, únicamente se necesita un suelo plano y alguna toma de luz en el caso de que se quieran instalar algunos focos para iluminarlo.
Hay diferentes tipos de photocall según el evento, entre los que destacamos:
1. PHOTOCALL PARA BODAS Y ANIVERSARIOS
Cada vez es más, las parejas apuestan por los photocall para hacerse no una, sino un montón de fotos, con los novios, los amigos y los familiares.La idea es que la gente se quede con un recuerdo de tu boda y personalizar el photocall al gusto de los anfitriones.
Se pueden hacer de infinitas maneras, los hay desde los más atrevidos hasta los más clásicos, pasando por millones de formatos, imágenes y colores. Además, puedes ofrecer las fotos el mismo día de tu boda, o colgarlas en internet para que todo el mundo comparta las imágenes de tu gran día.
Si además quieres hacer unas invitaciones que vayan a juego con tu photocall, o que tengan el diseño de la idea que quieres transmitir, puedes contar con un equipo de diseño gráfico que se encargue de toda la imagen gráfica y la producción.
2. PHOTOCALL PARA EVENTOS DEPORTIVOS Y CONCURSOS
Los eventos deportivos suelen estar patrocinados por empresas que apuestan por mostrar su marca porque saben que se realizaran un montón de fotografías que tendrán una fuerte difusión entre el público. Si el evento es de gran envergadura, incluso en los medios de comunicación. Normalmente acostumbran a ponerse en el lugar dónde se realiza la entrega de premios, así aseguran la difusión de las imágenes junto con los ganadores. Además, como se trata de un ambiente lúdico, a la gente normalmente le gusta hacerse fotografías para mostrarlas a todo el mundo.
Hay que tener en cuenta que hoy en día la gente comparte sus fotografías no solo en un ambiente privado, sino con gente que apenas conoce a través de las redes sociales, con lo que la difusión es considerable.
3. PHOTOCALL PARA RUEDAS DE PRENSA
En una rueda de prensa hay que tener en cuenta el tamaño de los logotipos, dispuestos en forma de mosaico y que éstos no sean tapados por los portavoces. Es importante no hacerlos demasiado grandes, ya que cuando los fotógrafos hacen primeros planos de los interlocutores, la imagen gráfica de las entidades que participan se ve solo a trozos. Lo ideal es que el color de fondo del photocall no sea un color chillón, a poder ser blanco o negro, para que puedan destacar los logotipos.
4. PHOTOCALL PARA INAUGURACIONES
En una inauguración no puede faltar un photocall para amenizar el evento. Es una manera de que la gente se agrupe para hacer la foto y con el recuerdo de la marca de fondo. El diseño del photocall va totalmente acorde con el estilo de la marca anfitriona. Nosotros tuvimos la oportunidad de participar en la inauguración de la nueva oficina de Lucas Fox en Barcelona. En la inauguración no hubo ningún invitado que no pasara por el photocall para quedarse con un recuerdo del acontecimiento.
ACCIONES POST-EVENTO
No olvides las acciones del post evento, porque a pesar de que el evento ya se ha realizado, son las que te ayudaran a mejorar en futuros actos:
- Enviar email de agradecimiento a los participantes con una encuesta de opinión para tener el feedback de opiniones.
- Análisis del impacto en redes sociales. Recuento de repercusión del evento en redes (retuits, comentarios, likes…).
- Recopilación de los impactos mediáticos off y online del evento para elaborar el cliping de prensa.
- Elaboración de conclusiones y distribución a los miembros del equipo que han colaborado.
Para tener un detalle con los asistentes, regálales una imagen que con la que recuerden tu evento.
